GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
La GED signifie Gestion Électronique des Documents. C'est un ensemble de techniques et d'outils informatiques qui permettent de gérer le cycle de vie complet des documents d'une organisation, de leur création ou réception jusqu'à leur archivage ou destruction.
Vision de la GED
- Numériser les documents (si ce ne sont pas déjà des fichiers numériques).
- Stocker les documents de manière centralisée et sécurisée.
- Classer et indexer les documents pour les retrouver facilement.
- Gérer les versions des documents (pour savoir qui a fait quoi et quand).
- Contrôler les accès aux documents (qui peut voir, modifier, etc.).
- Diffuser les documents aux bonnes personnes.
- Automatiser les processus liés aux documents (workflows, validations).
- Archiver les documents de manière légale et pérenne.
Avantage de la GED
En se basant sur la description de la solution OpenKM pour la gestion électronique des documents (GED), voici les avantages que l'on peut en tirer
Organisation et efficacité accrues
- Stockage centralisé et indexation : Tous les documents sont regroupés et classifiés, ce qui élimine le désordre et facilite l'accès.
- Recherche rapide et précise: La recherche multicritères permet de retrouver n'importe quel document en un temps record, réduisant ainsi le temps perdu à chercher des informations.
- Gestion des workflows : La capacité à gérer les flux de courrier et d'autres processus documentaires assure une circulation plus fluide et plus rapide de l'information, évitant les retards.
Collaboration améliorée
- Annotation de documents : La possibilité d'annoter les documents directement au sein de la GED favorise la collaboration entre les équipes, les retours et les modifications étant centralisés.
- Partage facilité : Les documents sont facilement accessibles aux personnes autorisées, facilitant le partage de l'information.
Sécurité et conformité
Contrôle d'accès : Les documents sont gérés de manière sécurisée, avec des accès contrôlés, garantissant que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les informations.
Externalisation et scan antivirus : La possibilité d'externaliser les fichiers et de les soumettre à un scan antivirus renforce la sécurité des données et aide à prévenir la propagation de logiciels malveillants.
Intégration et flexibilité
- Accès via API : Les APIs d'OpenKM permettent une intégration facile avec d'autres applications métier. Cela signifie que les systèmes existants peuvent interagir avec la GED pour stocker ou récupérer des documents sans avoir à dupliquer les données, assurant ainsi une meilleure cohérence.
- Réduction des doublons : Les applications tierces ne stockent que les références des documents, évitant les doublons et les incohérences.
Réduction des coûts et de l'espace physique
- Moins de papier : La GED réduit considérablement la dépendance au papier, ce qui se traduit par des économies sur les fournitures de bureau et l'espace de stockage physique.
- Meilleure gestion des ressources : L'efficacité accrue et la réduction des tâches manuelles libèrent du temps pour d'autres activités plus stratégiques.
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